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Lorsqu’une nouvelle année commence, classez vos papiers de l’année d’avant. A cette fin, servez vous des boites de tableau et d’archivages et notamment les boites avec dossiers suspendus sont composée de dossiers suspendus. ajoutez une étiquette avec l’année pour vous y retrouver. Continuez à utiliser une couleur par thème ( factures, finance, logement, assurance… ) dès lors que, vos boites de tableau et d’archivage installées, réservez-leur une étagère dans le milieu professionnel. Si vous suivez de multiples affaires ou que vous occupiez des papiers de toute votre famille, optez pour un meuble de classification. Ces meubles à tiroirs sont dotés de dossiers suspendus bien utiles pour contrôler facilement chaque thème.
Un extrait d’acte de naissance est demandé si vous devez refaire des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi nécessaire lors d’un cérémonie ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte d’arrivée sur terre peuvent être requises : soit une copie parfaite qui ajoute, en plus des infos obligatoires, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou la possession de la nationalité française ; soit un extrait d’acte de naissance avec filiation qui mentionne les conditions en ce qui concerne les parents ou enfin un retiré d’acte de naissance sans filiation qui rapporte seulement les informations de la personne concernée par l’acte.
Les services de Cloud comme par exemple Dropbox, Google Drive ou Box sont utiles, mais vous ne pensez pas forcément à mettre tous vos documents dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul parfaite sur le travail de la défunte machine. Avec un petit software comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à stocker dans le cloud, une sauvegarde de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais possèdent des documents importants.
À l’heure existante, les établissements bancaires proposent généralement de ne plus expédier de relevés mensuels — sachant qu’il est envisageable de voir son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces papiers, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour privilégier le numérique. Il en va de même pour les différentes factures qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas forcément nécessaire de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des dossiers passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes d’accumulation en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous n’avez que multiples solutions différentes pour retenir vos pièces administratives en toute sécurité, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
Pour bien ranger, il faut faire la divergence entre les papiers courants et les autres dossiers. Les documents courants sont ceux qui sont consultés souvent et qui doivent ainsi se déplacer dans un endroit facilement accessible. Les documents qui sont consultés rarement peuvent être classés dans des cartons ou tout en haut d’une étagère. Voici quelques genres de rangement pour les différents genres de papier : Les chemises à soufflet sont pratiques pour classer les documents volumineux. Une chemisette permet ainsi de classifier différents documents concernant un seul sujet ( exemple : tous les papiers concernant la construction d’une habitation ).
Au peu, chaque jour, quand vous rentrez chez vous, avec votre courrier dans les mains, vous effectuez déjà un premier tri : vous ouvrez votre courrier et placez ce dernier soit dans la bannette « à traiter », soit dans la bannette « à classer ». Rien de plus déprimant que de passer chaque jour à proximité d’une qu’une pile de courriers non ouverts ! Lors de votre séance hebdomadaire, il ne vous reste plus qu’à prendre soin la première ( pile ) et à classer la seconde. Et hop ! Facilitez-vous la vie aussi en attribuant un code couleur par grand domaine : vert pour la santé, gris pour la banque, rose pour les petits, à votre convenance… Vous gagnerez du temps.
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