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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à traiter et à reuissir à garder. Comment les stocker et traiter de façon rapide et efficace ? Comment les reuissir à garder pour les besoins ? Comment être certain que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 conseils à adopter pour ne plus s’embêter mais les assurer efficacement ! Vous avez décidé d’ajouter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y réussirez avec un peu d’effort, de la méthode et aussi de la régularité. Et pour correctement entreprendre, prenez quelques minutes de vous y préparer.
Un levé d’acte d’arrivée sur terre est demandé si vous devez refaire des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi nécessaire lors d’un mariage ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte d’arrivée sur terre peuvent être demandées : soit une copie parfaite qui intègre, en plus des informations nécessaires, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou la possession de la français ; soit un levé d’acte de naissance avec filiation qui mentionne les éléments concernant les parents ou pour terminer un levé d’acte d’arrivée sur terre sans filiation qui rapporte seulement les infos de la personne concernée par l’acte.
l’ensemble de ceux qui ont l’habitude de partir en voyage souvent ou de temps en temps savent que l’un des pires mauvais rêves envisagés est d’alterer ses papiers d’identité, ultimes sésames dans les destinations du monde entier. Pour se prémunir contre cela, les plus prévoyants ont la coutume de faire chauffer la photocopieuse avant le départ en voyage. Des copies glissées dans chacune des valises, dans le pardessus, le porte-feuille, etc. On est jamais trop prudent ! Les craintes détiennent néanmoins présentes, et l’ingénieux système, faillible.
À l’heure existante, les établissements bancaires proposent généralement de ne plus faire parvenir de relevés mensuels — quand on sait qu’il est envisageable de prendre rendez vous avec son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces papiers, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour privilégier le numérique. Il en va de même pour les différentes documents de facturation qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas toujours utile de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des dossiers passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes de stockage en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous n’avez que nombreuses solutions différentes pour reuissir à garder vos pièces administratives de manière sécurisée, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
Pour bien placer, il faut faire la distinction entre les papiers courants et les autres dossiers. Les papiers courants sont ceux qui sont consultés fréquemment et qui doivent ainsi se déplacer dans un endroit facilement accessible. Les documents qui sont consultés pas souvent peuvent être classés dans des cartons ou tout en haut d’une étagère. Voici quelques types de rangement pour les différents types de papier : Les chemises à soufflet sont utiles pour remiser les documents volumineux. Une chemisette permet ainsi de classifier différents documents concernant un seul sujet ( exemple : tous les papiers concernant la construction d’un logement ).
Lorsque les courriers arrivent, il est essentiel d’effectuer un pré-classement pour éviter qu’ils s’entassent durant des mois dans un coin du travail. Les courriers impératifs sont à parcourir dès le début, tandis que les autres peuvent être rangés par ordre de priorité. Il est recommandé d’avoir un organiseur de bureau pour placer les papiers importants qui demandent une action ( paiement d’une facture, convocation… ) et les papiers qui doivent être classés ( relevés bancaires, documents de facturation en prélèvement automatique… ). Cette astuce permet de se éliminer tout de suite des papiers obsolètes pouvant être jetés à l’exemple des prospectus et des pubs.
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